Organiseren van je eigen wedstrijd

Bij het organiseren van een wedstrijd komt best wat kijken. Naast een geschikte locatie heb je juryleden en natuurlijk voldoende vrijwilligers nodig. De KNHS ondersteunt daarin zoveel mogelijk. De complete informatie over verschillende soorten wedstrijden, het aanvragen van een wedstrijd,  wie wedstrijden kunnen organiseren, officials, etc.  vind je op de website van de KNHS.

Hieronder volstaan we met enkele veel voorkomende punten.

Een wedstrijd aanvragen
De meeste wedstrijden kunnen online aangevraagd worden via Mijn KNHS.
Kijk hier voor een instructiefilmpje voor het aanvragen van een evenement in Mijn KNHS en het indienen en invullen van de wedstrijdrubrieken van dit evenement in Mijn KNHS.
Een wedstrijd voor aangepaste sport dient een wedstrijd organisatie per mail aan te vragen, hiervoor je een mail sturen naar wedstrijden@knhs.nl

Inschrijfgeld en prijzengeld
Let erop dat je bij de aanvraag van een wedstrijd wel in het vraagprogramma vermeldt wat het inschrijfgeld en prijzengeld is, zodat ruiters op een wedstrijd niet voor verrassingen komen te staan. Deelnemers kunnen immers op basis van het inschrijf- en prijzengeld voor een bepaalde wedstrijd kiezen. Vanzelfsprekend is het de bedoeling dat deze prijzen op de wedstrijddag ook daadwerkelijk gehanteerd worden.

Officials
Na het behalen van een official licentie mag een official ingezet worden als jurylid. Officials zijn over het algemeen drukbezet, houd hier rekening mee en begin tijdig met het vragen van officials voor jouw wedstrijd. In Mijn KNHS staat een overzicht van beschikbare juryleden, parcoursbouwers en Federatievertegenwoordigers. Deze lijst wordt steeds bijgewerkt. De KNHS organiseert regelmatig opleidingen voor officials. Als de opleiding succesvol wordt afgerond, wordt de status van de official bijgewerkt in de lijst.
Richtlijnen voor de vergoeding aan de officials vind je hier.

Beheren van de inschrijvingen
Bij het indienen van het vraagprogramma heb je de mogelijkheid om de deelnemers online te laten inschrijven.
Deze video laat zien hoe je als wedstrijdorganisatie de online inschrijvingen via Mijn KNHS kunt beheren.

Wedstrijdprogramma’s
Als de inschrijvingen binnen zijn, is het aan de wedstrijdorganisaties om een dagindeling en startlijsten te maken. Op de wedstrijddag zelf wordt bijgehouden wie er aangemeld heeft, wie welk resultaat heeft behaald en daarna wordt er een uitslag opgesteld. Deze wordt door de organisatie doorgestuurd naar de KNHS, zodat de behaalde punten verwerkt kunnen worden in de stand of klassering van een combinatie of span.

Om de wedstrijdorganisaties te helpen bij al deze administratie, biedt de KNHS twee wedstrijdprogramma’s aan. Voor beide programma’s is het van belang dat er op de computer of laptop ook een officepakket geïnstalleerd is. Er is minimaal Word en Excel nodig.

Het programma Concours 3.5 is een uitgebreid programma waarmee zowel inschrijvingen via Mijn KNHS, als losse inschrijvingen verwerkt kunnen worden. Ook is het programma geschikt voor FNRS wedstrijden.

Het KNHS Concoursprogramma is een basisprogramma waarmee de administratie ook gedaan kan worden. Dit programma werkt in combinatie met de inschrijvingen via Mijn KNHS!

Daarnaast werkt de KNHS samen met de wedstrijdprogramma’s Concours.nl, Camarillo, Equi Competition, Equipe, Horsemanager en SGW-Live.

Maakt een wedstrijdorganisatie geen gebruik van één van bovenstaande wedstrijdprogramma’s, dan is de organisatie verplicht om de uitslagen in een door de KNHS vastgesteld format.

Het organiseren van een wedstrijd bij voltige, eventing en endurance verloopt iets anders dan bijvoorbeeld het organiseren van een spring- of dressuurwedstrijd. Meer informatie daarover vind je op de website van de KNHS.

Zijn er vragen over de bovenstaande wedstrijdprogramma’s, neem dan tijdens kantoortijden contact op met onze servicedesk. Daarnaast zijn er zeer ervaren gebruikers die als Wedstrijd Programma Adviseurs (WPA) vragen beantwoorden over het werken met de programma’s.

Publiceren startlijsten en uitslagen
Startlijsten en uitslagen van wedstrijden kunnen gepubliceerd worden op de website van de KNHS.
Deze video laat zien hoe je start- en uitslagenlijsten kunt uploaden in Mijn KNHS zodat deze voor alle deelnemers zichtbaar zijn in de wedstrijdkalender. In de video is als voorbeeld een KNHS-Subtopwedstrijd gebruikt, maar dit kan natuurlijk voor alle wedstrijden, groot of klein, gebruikt worden!